Las herramientas colaborativas y web 2.0 tienen como esencia el trabajo colaborativo y la creación de conocimiento social, es decir el poder compartir lo poco o mucho que se sabe con todas las personas del mundo. Estas herramientas están al servicio de todos ya que se puede acceder y/o buscar información en paginas desarrolladas por personas expertas en el tema que se este buscando.
Aunque lo realmente importante es la actitud de la empresa y su compromiso con este modelo de trabajo, la elección de las herramientas dependerá de muchos factores: la cultura de la empresa, los procesos de negocio, los tipos de proyectos y tareas que se llevan a cabo, etc.
El equipo #GPSi es de la opinión que para que una empresa se considere «2.0» debe tener un sistema de trabajo basado en la colaboración entre sus miembros. De poco sirve que una empresa tenga un blog, un perfil en Twitter o una página en Facebook, si, de manera interna, tienen unos procedimientos anclados en el pasado y no son capaces de colaborar entre las distintas áreas o departamentos para ser capaces de superar las dificultades en asumir las funciones de dirección y supervisión así como de establecer una buena comunicación con y entre los miembros del equipo de trabajo.
Ambos aspectos son la base de obtener un buen clima de trabajo, una mayor eficacia en la gestión y mejora del clima emocional y el bienestar de personas y colectivos profesionales en las organizaciones generando entornos sostenibles.
¿Y qué es trabajar de manera colaborativa?, desde nuestro punto de vista, la consecución de unos objetivos comunes, maximizando resultados, minimizando la pérdida de tiempo y, sobre todo, aportar conocimiento al resto de los integrantes de un equipo de trabajo.
Nuestro método de trabajo #GPSi es consciente de que la adopción de este tipo de dinámicas de trabajo dentro de una empresa desarrolla beneficios en los procesos o procedimientos internos que regulan el funcionamiento de sus equipos de trabajo, los objetivos de sus proyectos, etc.
¿Qué herramientas podemos emplear para trabajar de manera colaborativa?, Normalmente, a estos procesos se les suele dar soporte mediante herramientas (plataformas) en red que facilitan la coordinación entre los miembros de un equipo, su participación y, además, sirvan para realizar el seguimiento de tareas y facilitar el feed – back de resultados.
El ejemplo más claro lo tenemos en las herramientas de Google. Partiendo de una utilidad de mensajería por correo electrónico, como Gmail, han acabado generando un ecosistema de aplicaciones que cubren la mayoría de los entornos de cualquier empresa, (calendar, drive, alerts, hangouts, etc…) con el aliciente añadido de que a nivel básico todas esas herramientas son de uso gratuito, y unifican bajo unas mismas credenciales (usuario y contraseña) el acceso y colaboración con todas ellas.
Podemos destacar entre todas estas herramientas especializadas por funciones, Google Apps. Como ventaja, su gran facilidad de uso y la distribución universal de herramientas conocidísimas como Youtube, Gmail, Google Maps, Drive, Calendar, etc… Un altísima frecuencia de corrección de fallos y adaptación a las necesidades del usuario, y la gratuidad en la práctica totalidad de sus herramientas.
En este caso concreto (Google Apps), el correo electrónico, los calendarios, etc serán accesibles a través de cuentas personalizadas; correo@miempresa.es apuntará al Gmail personalizado (logotipo, formato, etc), permiten usar directorios de la organización LDAP, single sign on, etc. y crea en todas las opciones de compartición (de documentos, citas, chats, etc) un nuevo grupo de contactos, los pertenecientes a la organización, que hace mucho más flexibles todas estas tareas.
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Hemos de tener en cuenta que no todo es trabajar parapetados detrás de una herramienta web, de vez en cuando está bien ver la cara al resto de nuestros compañeros y hablar con ellos a viva voz, por ejemplo, para hacer una presentación o, simplemente, mantener una reunión de seguimiento.
En la red podemos encontrar muchos servicios que nos permitan colaborar con nuestros compañeros de trabajo (independientemente de su ubicación), simplemente hay que encontrar el que mejor encaje dentro de nuestra empresa. ¿Usáis este tipo de herramientas en vuestras empresas? ¿Cuáles usáis?
